Transformar as operações portuárias com o 1C:Drive: uma jornada de automatização de 6 anos

Há seis anos, em 2019, a equipa da Rise SA iniciou uma viagem entusiasmante com a Sogester (Sociedade Gestora de Terminais, S.A.), uma empresa angolana líder especializada na gestão de terminais de contentores. A Sogester prioriza a eficiência, a segurança e os padrões internacionais na gestão portuária. Os seus serviços incluem a movimentação de contentores, armazenagem e operações de valor acrescentado, como inspeção, pesagem e gestão geral de cargas. Com terminais em Luanda e no Namibe, a Sogester é uma peça fundamental na infraestrutura que liga Angola à cadeia logística global.

Desafios antes da implementação do 1C:Drive

Antes da migração para o 1C:Drive, a Sogester utilizava o sistema de terminal Navis Express para registar todas as operações do terminal (como a chegada de carga, a movimentação de contentores e as partidas de camiões) com uma precisão de segundo a segundo. No entanto, o sistema apresentava limitações significativas:

• Falta de flexibilidade. O sistema era rígido e não permitia a personalização para os processos de negócio específicos da Sogester. As atualizações só eram implementadas se beneficiassem um grande número de utilizadores, o que impedia a Sogester de adaptar o sistema às suas necessidades específicas.
• Processos manuais. Muitas operações, como a faturação, a verificação de documentos e as verificações financeiras, eram manuais, o que gerava ineficiências e possíveis erros.
• Ausência de um sistema integrado para a declaração de impostos. A declaração de impostos era feita num sistema separado e não integrado, o que também acarretava custos adicionais e ações por parte dos utilizadores: para preparar as declarações de impostos, os utilizadores precisavam primeiro de transferir todos os documentos da empresa do Navis Express para o sistema de declaração de impostos.

A Sogester precisava de uma solução flexível, escalável e personalizável para automatizar todos os seus processos de negócio atuais e futuros, centralizando tudo num único local. Por isso, decidiu migrar para o 1C:Drive. A principal vantagem da plataforma 1C:Enterprise é a sua flexibilidade. O programador pode fazer qualquer alteração no sistema e implementar qualquer cenário desejado pelo cliente. Esta não foi uma jornada fácil, pois foram necessárias muitas personalizações e o projeto demorou vários anos, mas definitivamente valeu a pena.

Fases do Projeto

Fase 1: Migração de dados
O primeiro passo foi transferir todos os dados existentes do Navis Express para o 1C:Drive. Isto exigiu uma análise minuciosa de ambos os sistemas para garantir a integridade e a compatibilidade dos dados. O objetivo era criar uma base de dados unificada que pudesse suportar as complexas operações da Sogester em vários terminais.

Fase 2: Automatização de processos
A ideia principal do projeto era construir um sistema de faturação flexível para automatizar os processos de faturação e gestão de documentos para todas as operações nos portos da Sogester. A complexidade surgiu da necessidade de lidar com múltiplos tipos de clientes, diferentes combinações de serviços e regras de pricing complexas.

O preço do serviço dependia de uma combinação dos seguintes parâmetros:

• Tipo de cliente: diferentes grupos (clientes de portaria, clientes VIP/crédito, linhas de crédito, corretores) exigiam processos de faturação, documentação e condições de pagamento específicas.
• Pacotes de serviços: os serviços eram categorizados em standard (tarifas fixas) e personalizados (tarifas negociadas) com descontos flexíveis.
• Condições adicionais: variáveis ​​como dias de armazenamento gratuito, taxas de inspeção e multas aumentavam a complexidade.

Para fazer face a este desafio, a equipa da Rise SA automatizou 16 cenários de faturação, abrangendo todas as principais operações:

• Importação/exportação de contentores para clientes Gate, clientes a crédito e linhas de transporte.
• Manuseamento geral de carga (importação/exportação) para clientes a pronto e a crédito.
• Casos especiais: pesagem de contentores externos, contentores confiscados, exceções e inspeções, cada um com fluxos de trabalho e documentação específicos.

O resultado? Um sistema escalável e preparado para o futuro que não só optimizou as operações da Sogester, como também facilitou a adaptação à medida que a empresa cresce e muda.

Fase 3: Integração com sistemas de terceiros
O 1C:Drive foi também integrado com diversos sistemas para simplificar a troca de dados:

1) Integração com a Autoridade Tributária Angolana (AGT). O 1C:Drive foi certificado pela AGT para exportar e enviar diretamente ao governo os relatórios fiscais (SAF-T (AO)), incluindo dados de faturação e compras. Anteriormente, a Sogester utilizava um sistema separado, baseado em assinaturas, para o envio dos relatórios fiscais, o que exigia a transferência manual de faturas, notas de crédito e comprovativos de pagamento antes do envio. Com o 1C:Drive, todos os dados estão agora centralizados num único sistema, eliminando as importações manuais e reduzindo os custos com a remoção do serviço pago de terceiros.

2) Integração com o ProxyPay. Para simplificar os pagamentos aos clientes, a Sogester integrou o seu sistema de faturação nos terminais de pagamento ProxyPay. Um cliente que receba uma fatura da Sogester pode dirigir-se a qualquer terminal ProxyPay, introduzir o código da fatura e concluir o pagamento instantaneamente. A equipa da Rise SA está a trabalhar em mais uma melhoria: os clientes poderão utilizar a aplicação móvel ProxyPay para pagar as suas faturas. Estes irão inserir o código da fatura diretamente na aplicação e efetuar o pagamento online.

3) Integração com o TOS. A Sogester utiliza atualmente dois sistemas: o TOS, utilizado para registar as operações no terminal (carregamento, descarregamento, manutenção de navios), e o 1C:Drive, utilizado para faturação. Esta integração garante a troca de dados entre sistemas: o TOS envia dados sobre os serviços prestados, sendo que estes dados são utilizados no 1C:Drive para criar ordens de venda e emitir faturas aos clientes.

4) Integração com a autoridade portuária. Como entidade regulada pelo governo, a Sogester deve informar a autoridade portuária sobre todos os contentores e operações realizadas com os mesmos. A nossa integração ajuda a automatizar este processo. Além disso, com esta integração, a Sogester pode também receber um número de autorização por cada contentor que entra ou sai do terminal, validando estas operações.

5) Integração com o IFS. A Sogester necessita de enviar dados financeiros ao IFS (um sistema governamental de supervisão financeira) para efeitos de auditoria e conformidade. Para garantir precisão e eficiência, integrámos o 1C:Drive no IFS, permitindo a transmissão automática de documentos financeiros (faturas, notas de crédito e comprovativos de pagamento).

6) Fluxo bancário. Esta ferramenta permite importar transações de extratos bancários para o 1C:Drive. Não é necessário criar comprovativos de pagamento manualmente no sistema. O sistema simplesmente importa as transações do banco e cria os comprovativos de pagamento automaticamente.

7) Integração com o MSC. O MSC, um dos principais parceiros da Sogester, queria que os documentos financeiros fossem enviados diretamente, sem utilizar e-mails. Por isso, desenvolvemos uma integração personalizada para enviar faturas e notas de crédito específicas do MSC diretamente para o seu servidor.