Implementação do Rise Business para uma Rede de loja de Vinhos e Restaurantes

Descubra como a equipa da Rise SA implementou com sucesso o Rise Business para a D-Wine, uma cadeia espanhola de restaurantes e lojas de vinhos, e que desafios foram ultrapassados ao longo do processo.

Sobre o sistema

O Rise Business é uma solução revolucionária de Gestão da Cadeia de Abastecimento com poderosas capacidades de WMS (Sistema de Gestão de Armazém). É ideal para distribuidores, grossistas, fornecedores e empresas de e-commerce. Oferece tudo, desde compras a gestão financeira, e incorpora as melhores práticas internacionais. O Rise Business irá potenciar a gestão do seu armazém e stock, reunindo todos os saldos de stock de múltiplos canais de venda num único sistema e aumentando as suas vendas e rentabilidade. Além disso, é intuitivo e totalmente personalizável para o seu setor e tipo de negócio específicos, como poderá constatar ao ler a nossa história de sucesso abaixo.

Sobre o cliente

A D-Wine, cadeia espanhola de restaurantes e lojas de vinho, começou por ser um restaurante com uma pequena loja no seu interior. Em poucos anos, o seu negócio registou um crescimento significativo – de 5.000 garrafas de vinho em stock para 100.000 garrafas. A empresa abriu também mais dois restaurantes e supermercados de vinhos.

Antes da implementação do Rise Business, a empresa utilizava diversos sistemas, incluindo o QuickBooks e o LightSpeed POS, para a contabilidade de gestão. Isto resultava em erros e análises contabilísticas limitadas. Assim sendo, a equipa de gestão necessitava de um sistema unificado de gestão empresarial que incorporasse todos os seus processos e proporcionasse um melhor planeamento e análise de receitas e custos. Vamos analisar os principais desafios enfrentados e como foram ultrapassados com a utilização do nosso sistema.

Os principais requisitos incluíam:

Implementação de gestão avançada de armazém. Os sistemas básicos de gestão de armazéns não conseguiam captar todas as operações necessárias relacionadas com o stock.
Vendas entre empresas. A D-wine é um grupo de lojas de vinhos e restaurantes que utilizam o mesmo stock, sendo que, por vezes, uma empresa necessita de vender os produtos de outra.
Contabilização de vinhos no sistema. Para vender vinhos aos clientes, é necessário registá-los no sistema. No entanto, existem algumas especificidades a considerar no registo, que o sistema deve refletir.
Espaços de trabalho personalizados. Para otimizar a produtividade, os colaboradores da empresa precisavam de postos de trabalho à medida para agilizar e automatizar as suas tarefas de forma eficiente.
Diversidade de relatórios comerciais. Para uma análise de negócio abrangente, que permita decisões informadas e um planeamento financeiro robusto, a empresa necessitava de acesso em tempo real a dados comerciais segmentados por diferentes dimensões.

1) Gestão avançada de armazém

Quando se tem mais de 100.000 artigos em stock, é necessário um armazém mais avançado para os organizar. Felizmente, o Rise Business permite criar armazéns de qualquer complexidade. É possível dividir os armazéns em zonas com diferentes condições de armazenamento, armazenar mercadorias em locais específicos de acordo com regras definidas e muito mais. Para mais recursos de gestão de armazéns.

Para a D-wine, registámos um armazém especial dividido em zonas e locais de armazenamento, e ativámos documentos específicos para rastrear a movimentação de mercadorias entre armazéns e locais de armazenamento.

2) Vendas entre empresas

Outro grande problema era que várias lojas de vinho e restaurantes utilizavam o mesmo stock. As mercadorias eram compradas por uma empresa e vendidas por outra. Era necessário manter registos de mercadorias por empresa. No entanto, era impossível distribuir mercadorias a pessoas coletivas com antecedência, pois ninguém sabia qual a empresa que iria vender um determinado produto. Assim, era necessário enviar as mercadorias sem ter em conta a que empresa pertenciam e, posteriormente, transferir as mercadorias entre empresas retroativamente. Com os sistemas anteriores, era impossível contabilizar estas operações. Felizmente, no Rise Business, existe uma funcionalidade de vendas entre empresas.

Se mantiver a contabilidade de várias empresas, pode configurar quais as empresas que estão autorizadas a vender mercadorias umas às outras e registar as transferências entre empresas no final do período para garantir uma contabilidade precisa.

3) Gestão de vinhos

É claro que, quando se trata de vinho, existem algumas especificidades para o manter no sistema. Mais uma vez, o Rise Business pode resolver esta questão.

No sistema, pode criar atributos adicionais para o artigo pretendido. Por exemplo, para o vinho, adicionamos a colheita, o teor alcoólico, a região, o tamanho da garrafa, o tipo de uva e outras informações.

Outra grande funcionalidade é a variedade de unidades de medida (UM). Pode configurar embalagens individuais para vinho, unidades especiais para serem apresentadas apenas nos relatórios e definir o peso, o volume e a área em relação a um item específico no sistema. Assim, o sistema mostrará o peso da encomenda ou o espaço ocupado em litros, como referência ou mesmo no próprio documento. Por exemplo, na captura de ecrã abaixo, um conjunto de garrafas pesa 8,5 kg e tem um volume de 6 litros.

4) Espaços de trabalho personalizados

Embora as características do Rise Business sejam realmente diversas, o melhor é que o sistema é totalmente personalizável para satisfazer as necessidades específicas do seu negócio. Cada empresa é única e pode querer adicionar novas funcionalidades. Foi exatamente isso que fizemos para a D-wine.

Por exemplo, implementámos o ambiente de trabalho "Gestão de stock de vinhos", onde, para cada artigo em stock da empresa, podemos ver a localização exata de armazenamento e o armazém, bem como os preços de venda e compra. Pode utilizar o ambiente de trabalho para adicionar o artigo a um novo local de armazenamento, alterar a quantidade no local selecionado e movê-lo para outro local.

Adicionámos também o monitor de compras, onde podemos ver quanto vinho foi comprado a um determinado fornecedor, durante um determinado período, a que preço, e assim por diante.

Entre outros ambientes de trabalho implementados, estão o ambiente de trabalho do Sommelier e o Monitor de Vendas.

5) Relatórios de negócio

E por último, mas não menos importante, temos uma variedade de relatórios de negócios. Existe um grande número de relatórios em cada secção, mas para organizar a informação de forma mais eficaz, implementámos o Monitor de Estado da Empresa. Nele, os gestores podem analisar o saldo em contas bancárias e de caixa, vendas por departamento e tipo de produto, compras e custo de stock, receitas e despesas, fluxo de caixa, acertos com fornecedores e empréstimos e depósitos, tudo num só local.

Resultados da implementação

After several months of research and experiments, the D-wine company got:

Accounting for several legal entities in one system with intercompany feature.
Simple and advanced warehouses in one system for flexible warehouse management.
Custom reports containing all business-related information required to make data-driven decisions.
The solution is customized to meet the specific needs of different departments within the company, such as sales, purchase, etc.
Reduced number of errors due to eliminated manual accounting labor.

So, that was a quick overview of Rise Business capabilities. Now you have a better understanding of how many features the system has and what complicated issues it can solve. Please feel free to contact us to find out more details, we are always ready to assist.

Após vários meses de pesquisa e testes, a empresa D-wine obteve:

Contabilidade para diversas entidades jurídicas num único sistema com funcionalidade intercompanhia.
Gestão de armazéns simples e avançada num único sistema para uma gestão flexível de stocks.
Relatórios personalizados contendo todas as informações comerciais necessárias para a tomada de decisões baseadas em dados.
A solução é personalizada para atender às necessidades específicas dos diferentes departamentos da empresa, como vendas, compras, etc.
Redução do número de erros devido à eliminação do trabalho manual de contabilidade.

Esta foi uma breve visão geral das funcionalidades do Rise Business. Agora tem uma melhor compreensão de quantas funcionalidades o sistema oferece e que problemas complexos pode resolver. Sinta-se à vontade para entrar em contacto connosco para obter mais detalhes. Estamos sempre prontos para ajudar.